Een analoog versus een digitaal archief: ontdek hoe het zit!
Geplaatst op
In onze ver doorgedreven en soms -geschoten technologische samenleving, is de digitalisering een bijzondere aanjager van innovatie. Toch is er nog een rest van het wonen en werken die niet digitaal is en ook niet snel zijn analoge karakter zal verliezen. Wat moet je daar mee? In deze blog richten we ons op het snijvlak tussen digitaal/analoog op de werkvloer. We gaan je eerst meer vertellen over de voordelen van een digitaal archief om daarna de analoge opties om data te stallen te bespreken. Lees snel verder en doe je voordeel met onze tips.
Een digitaal archief
Er zijn een aantal grote voordelen verbonden met de digitalisering van een analoog archief, denk daarbij aan:
- Het digitale archief is veilig voor brand- en waterschade. Je kunt namelijk eenvoudig een back-up maken van het archief. Zo heb je kloon van al je gegevens. Daarbij is het ook mogelijk om je gegevens in de Cloud op te slaan. Op deze manier hoef je geen server aan te schaffen waarop je data staat. Hoewel een combinatie natuurlijk ook heel goed kan.
- De werkbaarheid van een digitaal archief is natuurlijk heel anders dan die van een analoog archief. We hoeven je alleen maar het voorbeeld te geven van twee medewerkers die met hetzelfde document willen werken, op hetzelfde moment. Dat kan met een digitaal archief wel, maar met een analoge versie meestal niet.
- Door je gegevens te digitaliseren (verschillende media, zoals film, papieren documenten en foto’s) worden deze veel sneller opvraagbaar. Moest je vroeger nog met een projector of een microfilm-lezer aan de slag om films te bekijken, nu doe je dat dus gewoon met je computer.
Dit zijn stuk voor stuk overtuigende punten die pleiten voor het digitale archief. Laten we nu een licht schijnen op het analoge broertje.
Een analoog archief
Soms is het handig om ook een analoog archief te hebben op de zaak, zeker als je de documenten later wilt digitaliseren. Maar hoe combineer je dat? Het is nog steeds mogelijk om archiefkasten te gebruiken om analoge documenten in op te slaan. Misschien zijn er boeken of tijdschriften die niet direct opgeslagen hoeven worden in een digitale omgeving. Ook binnenkomende brieven en dergelijke kunnen gemakkelijk eerst in het analoge archief worden opgeslagen. Daarna kunnen ze gescand worden en gedigitaliseerd.
Conclusie
In de praktijk zijn er goede redenen om te kiezen voor een hybride situatie: het gebruikmaken van een digitaal en analoog archief. Fysieke documenten kunnen dan opgeslagen worden en later gedigitaliseerd. In de praktijk moet gekeken worden wanneer het moment is om dit laatste te doen.